Automatyzacja procesów w e-commerce i w organizacji

Automatyzacja procesów jest stałym bywalcem spotkań strategicznych różnego poziomu w firmach. Te duże, które mogą pozwolić sobie na odrębne działy i zespoły działające w tym jedynie celu mają to wpisane w DNA, w średnich, gdzie działa sprawny manager również planowe ich wdrażanie jest możliwe. A co gdy bieżączka tematów przykrywa wszystko inne i nie mamy na to czasu, a okres takim jaki jest Black Friday powoduje, że wszystkim płoną głowy? Dlaczego dopiero wtedy są one dostrzegane i powstaje plan na ich realizację?

Automatyzacja to już nie jest tylko trend. Stanowi ona konieczność dla tych, którzy chcą się rozwijać, optymalizować koszty i konkurować z innymi. Choć może się wydawać, że wymaga ona sporych nakładów finansowych, praktyka pokazuje, że istnieją przystępne rozwiązania, które pozwalają znacznie usprawnić codzienne działania.

Dlaczego warto automatyzować procesy w e-commerce?

1. Oszczędność czasu i zasobów

Jednym z najważniejszych powodów, dla których firmy decydują się na automatyzację, jest redukcja czasochłonnych, powtarzalnych zadań. Dzięki temu właściciele i pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych działaniach, takich jak rozwój oferty produktowej czy budowanie relacji z klientami. Automatyzacje często są powodem niepokoju w zespołach, jednak przekonanie ludzi, że pomoże ona firmie oraz spowoduje powstanie nowych możliwości dla zespołu zmienia tę perspektywę.

2. Zmniejszenie liczby błędów

Procesy realizowane ręcznie są podatne na błędy, które mogą skutkować niezadowoleniem klientów i dodatkowymi kosztami. Automatyzacja eliminuje większość problemów związanych z literówkami, nieprawidłowymi zamówieniami czy błędnymi danymi. Choć dzisiaj wydaje się to nie do pomyślenia, są jeszcze firmy, które w swoim procesie choćby kompletacji i wysyłki zamówienia przenoszą dane klienta ręcznie.

3. Skalowalność biznesu

Automatyzacja umożliwia płynne zarządzanie większą liczbą zamówień, klientów i transakcji, co pozwala na rozwój firmy bez konieczności zatrudniania dużej liczby nowych pracowników. Zespoły e-commerce zajmują się wtedy tym, co przynosi dodatkowy biznes do firmy, skupiona jest na dalszym zwiększaniu ilości zamówień zamiast na bieżących, powtarzalnych operacjach.

4. Lepsze doświadczenie klienta

Szybka obsługa zamówień, spersonalizowane komunikaty i natychmiastowa reakcja na potrzeby klienta to elementy, które budują pozytywny wizerunek marki i zwiększają lojalność klientów. Klient bardzo docenia szybkość i personalizację kontaktu. Człowieka i różnego rodzaju narzędzia, jak choćby chat boty można połączyć w jeden, sprawnie działający mechanizm.

Jak wybrać procesy do automatyzacji?

1. Analiza obecnych działań

Zacznij od identyfikacji powtarzalnych zadań, które pochłaniają najwięcej czasu i generują błędy. Mogą to być procesy takie jak wprowadzanie danych do systemu, przygotowywanie wysyłek czy odpowiadanie na najczęściej zadawane pytania. Należy przejść przez każdy element działania sklepu, spisać proces i zastanowić się, gdzie można zyskać korzyści, czy to w postaci zmiany procesu, albo jego automatyzacji.

2. Ocena korzyści

Skup się na procesach, których automatyzacja przyniesie największe oszczędności czasu lub znacząco poprawi jakość obsługi klienta. Nasi pracownicy najwięcej czasu tracą na czynności, które z punktu widzenia biznesu nie przynoszą dodatkowych profitów. Ludzka praca kosztuje i należy skupić się na wyciąganiu z niej największego zwrotu.

3. Wybór narzędzi dopasowanych do potrzeb

Nie musisz inwestować w drogie systemy. Wiele platform e-commerce (np. Shopify, WooCommerce) oferuje wbudowane rozwiązania lub integracje z niedrogimi aplikacjami, które są łatwe w obsłudze i skalowalne. Istnieje na rynku sporo narzędzi, które połączone ze sobą pomogą. Należy jednak dobrze przeanalizować narzędzia, i zastanowić się nad tym jak ono będzie realizować daną potrzebę, czy jest skalowalne lub jest możliwość jego zmiany i ustawieniu w procesie narzędzia o lepszych parametrach.

4. Stopniowe wdrażanie

Zacznij od jednego procesu, który można łatwo zautomatyzować, np. wysyłki e-maili o porzuconych koszykach. Po pozytywnych wynikach rozszerzaj automatyzację na kolejne. Przygotowanie planu na pewno pomoże rozłożyć równomiernie wdrożenia w czasie od tych najbardziej potrzebnych, do tych, które warto mieć, rozkładając także koszt ich wdrożenia w czasie. Rzucanie się na wszystko w jednym, często krótkim okresie nie wróży nic dobrego.

Jak się za to zabrać, jak nie ma w organizacji zasobów?

1. Zatrudnij firmę doradczą, taką jak Stratizon

Wejdziemy do Twojej organizacji, by przede wszystkim porozmawiać o potrzebach, oczekiwaniach i perspektywach jakie stoją przed firmą. Na pierwszym spotkaniu poznamy się i określimy plan dalszych działań.

2. Warsztat zerowy

Przejdziemy do konkretów mapując wszystkie działania jakie istnieją w firmie tak jak je widzą Twoi pracownicy. Mając doświadczenie w wielu organizacjach wiemy gdzie patrzeć, o co pytać, by poprawnie opisać zastany stan w Twojej firmie. Efektem pracy będzie dokument, który niezależnie, bez koloryzowania opisze sytuację na każdym etapie działania e-commerce.

3. Propozycja zmian

Na podstawie przygotowanego dokumentu, przedstawimy propozycję zmian zarówno układając procesy często od nowa, poprzez ich naprawę i propozycje włączenia w proces narzędzi, które go usprawnią i sprawią, że zwolnimy zasoby czasowe Twoich pracowników do realizacji ważniejszych zadań.

4. Przygotujemy i wdrożymy projekt

Mamy kompetencje w zakresie przygotowywania i wdrażania projektów w firmie. Na czas projektu przejmiemy to zadanie, a także w miarę możliwości wdrożymy jednego z Twoich pracowników w cały proces, który będzie mógł realizować samodzielnie w przyszłości.

Jesteś zainteresowany? Zadzwoń i umów się na spotkanie. 

Podsumowanie

Automatyzacja procesów w e-commerce to inwestycja, która zwraca się w postaci oszczędności czasu, redukcji błędów i poprawy doświadczeń klientów. Kluczem do sukcesu jest identyfikacja najbardziej czasochłonnych procesów, wybór odpowiednich narzędzi i stopniowe wdrażanie zmian. Dzięki automatyzacji nawet małe i średnie sklepy internetowe mogą działać jak duże firmy, zwiększając swoją konkurencyjność i przygotowując się na rozwój.

Nie czekaj — już dziś zrób pierwszy krok w stronę automatyzacji i zyskaj czas, który możesz poświęcić na rozwijanie swojego biznesu!